Fato primordial para apuração da responsabilidade do Administrador, e bastante relevante em conflitos societários futuros.
1. O que é uma Assembleia Geral?
É o órgão máximo de deliberação de uma Sociedade, que permite o exercício do direito de voto de seus sócios e a participação ativa nas decisões a serem tomadas, conforme previsto em lei.
2. O que é uma Reunião de Sócios?
A Reunião de Sócios, assim como a Assembleia Geral, tem o intuito de realizar as deliberações e o exercício do direito de voto pelos sócios de Sociedades Limitadas, mas comporta simplificações procedimentais não admitidas para as Assembleias. A modalidade de deliberação de Assembleia é obrigatória em sociedades com mais de dez sócios ou se houver regência supletiva das regras da sociedade anônima para a sociedade limitada.
3. O que é deliberado na Assembleia Geral Ordinária e Reunião de Sócios para prestação de contas?
A deliberação deverá ser realizada anualmente para tomar as contas dos Administradores da Sociedade e deliberar sobre o Balanço Patrimonial e o resultado econômico do respectivo exercício social.
4. Quando ela deve ser realizada?
A deliberação deve ser realizada nos quatro meses seguintes ao término do exercício social que, geralmente, se dá em 31/12. Portanto, a deliberação deverá ocorrer até 30/04, e sua convocação acompanhada da disponibilização dos documentos financeiros.
5. Há a necessidade de envio de documentos?
Em até 30 dias antes da data marcada para realização da Assembleia, deverão ser enviados os Documentos Contábeis necessários para a deliberação.
Esses documentos variam conforme o tipo de sociedade:
a) Para as Sociedades Empresárias Limitadas: a necessidade de envio de (i) contas dos administradores; (ii) balanço patrimonial; e (iii) resultado econômico.
b) Para as Sociedades Empresárias Anônimas: a necessidade de envio de (i) relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo; (ii) cópia das demonstrações financeiras; (iii) parecer dos auditores independentes, se houver; (iv) parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver; e (v) demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia.
6. Quais os trâmites para a convocação?
Sabe-se que a Convocação deverá conter data, hora e local da realização da Assembleia, bem como a ordem do dia.
Quanto ao procedimento de convocação da AGO, as exigências são:
a) Para as Sociedades Empresárias Limitadas: em regra, deve ser realizada pela Administração, mas há hipóteses em que se permite a convocação pelos sócios ou pelo Conselho de Administração. Como quórum mínimo de instalação da Assembleia tem-se: (i) em primeira convocação, a presença de titulares de ¾ do capital social; e (ii) em segunda convocação, a presença de qualquer número de sócios;
b) Para Sociedades Empresárias Anônimas: em regra, deve ser realizada pelo Conselho de Administração ou aos diretores, mas há hipóteses em que se permite a convocação pelos acionistas ou pelo Conselho de Administração. Como trâmites para convocação tem-se que: (i) a primeira convocação deverá ser feita com 8 dias de antecedência, para Companhias Fechadas, e 21 dias para Companhias Abertas, tendo como quórum mínimo de instalação da Assembleia a presença de acionistas que representem ¼ do total de votos conferidos pelas ações com direito a voto; e (ii) a segunda convocação deverá ser feita com 5 dias de antecedência, para Companhias Fechadas, e 8 dias para Companhias Abertas, tendo como quórum mínimo de instalação da Assembleia a presença de qualquer número de acionistas.
7. A obrigação da realização de AGO ou Reunião de Sócios para prestação de contas também se aplica às Sociedades Limitadas?
Sim.
8. Por qual razão?
Assim como para as Sociedades Empresárias Anônimas, é conferida às Sociedades Empresárias Limitadas a obrigação de Prestação das Contas da Administração, sendo disciplinado que é dever dos administradores. Deve ocorrer, portanto, a prestação aos sócios das contas justificadas de sua administração, apresentação do balanço patrimonial e o de resultado econômico.
9. Qual a importância das Assembleias e/ou Reuniões de Sócios em casos de conflito societário?
Havendo conflitos societários, as Assembleias Gerais e/ou Reuniões de Sócios podem servir como meio de prova não apenas do pleno exercício do direito de voto dos sócios/acionistas, mas também da presença deles nas deliberações realizadas conforme ordem do dia. Além disso, essas reuniões garantem a aprovação das contas da Administração dos respectivos exercícios sociais.
10. Por que o Administrador/Representante Legal da Sociedade merece dar atenção especial para essa obrigação?
O Administrador da Sociedade deverá agir, no exercício de suas funções, com cuidado e diligência que todo homem ativo e probo costuma empregar na administração dos seus próprios negócios, podendo ele ser responsabilizado pessoalmente por eventuais danos causados ao patrimônio da Sociedade no exercício de suas funções por meio de ação judicial que o responsabilize.
Posto isto, é inquestionável a relevância da aprovação das contas da administração, já que, em regra, o cumprimento da referida obrigação exime os Administradores de qualquer responsabilização futura por eventuais danos causados à Sociedade, sendo necessário para tal alegação a comprovação de inconsistências nas contas previamente apresentadas.
Para mais esclarecimentos, toda a equipe do NMBM – Nankran Mourão Brito Massoli está à disposição.
